Quy tắc soạn thảo văn bản là điều cơ bản mà bất kì ai cũng phải nắm được. Để trở thành một người làm nội dung thì nó lại càng quan trọng. Nhưng soạn thảo văn bản sao cho đúng thì không được các bạn quan tâm. Chính vì vậy, hôm nay mình sẽ chia sẻ đến các bạn 3 quy tắc soạn thảo văn bản mà mình được biết

I. Khái niệm ký tự, từ, câu, đoạn văn bản

Khi soạn thảo văn bản, đối tượng chính mà chúng ta tiếp xúc thường là ký tự (character). Hầu hết các ký tự được nhập trực tiếp từ bàn phím. Nhiều ký tự khác nhau ghép lại thành một từ (word) trừ các kí tự trắng (space). Một tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu được gọi là câu. Nhiều câu hoàn chỉnh có liên quan đến ngữ nghĩa cùng nhau tạo thành một văn bản (paragraph).

Trong phần mềm soạn thảo, nhấn Enter sẽ kết thúc văn bản. Do đó, phím Enter được sử dụng khi bạn cần tạo một đoạn văn mới. Có những kiểu định dạng khác nhau cho đoạn văn bản mà bạn có thể áp dụng như: căn lề, căn giữa, căn trái, v.v …

Nếu chúng ta cần ngắt dòng trong đoạn văn bản, hãy sử dụng tổ hợp phím Shift + Enter. Thông thường, khoảng cách giữa các đoạn văn bản lớn giữa các dòng trong một đoạn văn bản hiển thị trên màn hình được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang in, cỡ chữ,…

II. Nguyên tắc tự động ngắt dòng

Trong quá trình soạn thảo văn bản, nếu bạn gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện chuyển động ngắt dòng. Từ không được chia làm đôi để xuống dòng. Vì vậy, nếu không có đủ không gian để hiển thị toàn bộ từ trên dòng, máy tính sẽ tự xuống dòng. Vị trí của chữ bị ngắt nên phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như: chiều rộng của trang in, kích thước của văn bản. Vì vậy, nếu không có lý do gì để ngắt dòng, hãy tiếp tục nhập ngay cả khi con trỏ ở cuối dòng. Máy tính quyết định vị trí ngắt dòng.

Phương pháp ngắt dòng của máy tính khác với việc chúng ta sử dụng thủ công các phím để xuống dòng bằng các phím Enter, Shift + Enter hoặc Ctrl + Enter. Khi chúng ta sử dụng các phím này, máy tính luôn ngắt dòng tại vị trí này.

Nguyên tắc tự động ngắt dòng là một trong những quy tắc quan trọng nhất của quá trình xử lý văn bản trên máy tính. Vì vậy, một số quy tắc mới đã ra đời dành riêng cho soạn thảo văn bản trên máy tính.

Bây giờ tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết hơn về quy tắc soạn thảo văn bản trên máy tính. Một lần nữa, các quy tắc này được tuân thủ. Nó áp dụng cho tất cả các phần mềm chỉnh sửa và trên tất cả các hệ điều hành máy tính khác nhau. Các quy tắc soạn thảo văn bản này rất dễ hiểu và dễ nhớ.

III. Các quy tắc soạn thảo văn bản

3.1 Khi soạn thảo văn bản, không sử dụng phím Enter để ngắn dòng

Trong trình soạn thảo văn bản của máy tính, hãy để phần mềm tự động tạo dòng mới. Phím Enter chỉ được sử dụng để kết thúc một phần văn bản để bắt đầu một đoạn văn mới.

3.2. Chỉ sử dụng một khoảng trắng giữa các từ để phân tách các từ. Không tự thêm khoảng trắng để căn lề

Một khoảng trống là đủ để phân biệt các từ. Khoảng cách giữa các từ cũng được phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu chúng ta sử dụng nhiều hơn một khoảng trắng giữa các từ, phần mềm sẽ không tính toán nó. Nếu tự thêm khoảng trắng sẽ làm mất tính thẩm mỹ của văn bản.

Ví dụ

❌Sai: Digifox là nền tảng cung cấp đầy đủ hệ sinh thái về Digital Marketing đầu tiên tại Việt Nam.

✔️Đúng: Digifox là nền tảng cung cấp đầy đủ hệ sinh thái về Digital Marketing đầu tiên tại Việt Nam.

3.3 . Các dấu câu.

Dấu chấm (.), Dấu phẩy (,), dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy (;), dấu chấm than (!), Dấu hỏi (?) được viết liền với từ trước đó, theo sau là một khoảng trắng nếu có nội dung sau nó.

Lý do đơn giản cho quy tắc soạn thảo văn bản này là phần mềm giả định rằng dấu câu thuộc về một từ khác và do đó có thể bị ngắt nếu các dấu câu đứng trước không gần với ký tự của từ cuối cùng. Chuyển đến dòng tiếp theo của câu hiện tại và điều này không tương ứng với ý nghĩa của các dấu này.

Ví dụ

❌Sai:

Digifox cung cấp các sản phẩm như báo cáo,biếu mẫu .

Digifox cung cấp các sản phẩm như báo cáo , biếu mẫu .

✔️Đúng

Digifox cung cấp các sản phẩm như báo cáo, biếu mẫu.

3.4. Dấu mở ngoặc và dấu đóng ngoặc

Các dấu mở ngoặc: (, [, {, <, ‘,” được hiểu là ký tự đầu tiên, vì vậy được đặt cách kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó và đặt sát vào kí tự đầu tiên của từ đứng sau nó.

Tương tự như vậy, các dấu đóng ngoặc: ), ], }, >, ’, ” được hiểu là ký tự cuối cùng của một từ, vì vậy được đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó và đặt liền với kí tự đầu tiên ngay sau nó

Ví dụ

❌Sai:

Nền tảng học tập về Digital Marketing ( Digifox) đã có mặt tại Việt Nam.

Nền tảng học tập về Digital Marketing(Digifox) đã có mặt tại Việt Nam.

Nền tảng học tập về Digital Marketing ( Digifox ) đã có mặt tại Việt Nam.

Nền tảng học tập về Digital Marketing (Digifox ) đã có mặt tại Việt Nam.

✔️Đúng

Nền tảng học tập về Digital Marketing (Digifox) đã có mặt tại Việt Nam.

3.5 Một số dấu khác

• Dấu gạch nối, gạch ngang và các dấu toán học: Viết cách khối chữ một kí tự về cả trước và sau.

Ví dụ: (2 + 2) x 2 = 8.

• Dấu gạch chéo viết liền với khối chữ, cả phía trước và sau. Hoặc có một khoảng trống trước và sau dấu gạch chéo (/).

Ví dụ: 500đ/click hoặc 500đ / click

• Dấu gạch ngang viết cách chữ cái đứng trước một khoảng trắng và cách chữ cái đứng sau cũng một khoảng trắng.

TH đặc biệt: vắc-xin, Covid-19

VD: Digifox – một nền tẳng học DIgital Marketing

Kết luận

Trên đây là một số quy tắc soạn thảo văn bản đơn giản trong soạn thảo văn bản. Những quy tắc này dường như không được dạy trong bất kì chương trình học nào. Nếu bạn đã biết những quy tắc này thì sẽ không bao giờ bị sai. Nhưng nếu bạn chưa từng biết về nó, bạn rất dễ viết sai trong văn bản. Tôi hy vọng bài viết ngắn này sẽ giúp ích được nhiều cho bạn trong công việc của mình.

Bên cạnh đó thì mình có tặng bạn một khoá ” 7 ngày làm chủ Content Mareketing” giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về Content Marketing. Bạn có thể đăng kí và nhận tại đây: